BHV plan maken: stappenplan voor jouw bedrijf

Als werkgever draag je de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van al je medewerkers op de werkvloer. Een cruciaal onderdeel van deze verantwoordelijkheid is het opstellen van een degelijk BHV plan. Dit document vormt de ruggengraat van je bedrijfshulpverlening en kan in noodsituaties levens redden. Toch weten veel ondernemers niet precies wat er in een BHV plan moet staan of hoe ze er een moeten maken. In dit uitgebreide artikel nemen we je stap voor stap mee door het hele proces van BHV plan maken, van de eerste inventarisatie tot de jaarlijkse evaluatie.

Wat is een BHV plan precies?

Een BHV plan, ook wel bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan genoemd, is een formeel document waarin je vastlegt hoe de volledige bedrijfshulpverlening binnen jouw organisatie is georganiseerd. Het beschrijft tot in detail wie de BHV'ers zijn, welke specifieke taken en verantwoordelijkheden zij hebben, en hoe er gehandeld moet worden bij uiteenlopende noodsituaties zoals brand, medische noodgevallen, ontruiming, gaslekkage of andere calamiteiten.

Het primaire doel van een BHV plan is helder: ervoor zorgen dat iedere medewerker, van directie tot uitvoerend personeel, exact weet wat te doen wanneer zich een noodsituatie voordoet. Zo kunnen je medewerkers niet alleen snel en adequaat handelen, maar wordt ook de kans op slachtoffers en materiële schade significant beperkt. Een goed BHV plan creëert structuur en duidelijkheid in momenten van chaos en stress.

Belangrijk om te weten: Hoewel de termen BHV plan, bedrijfsnoodplan en calamiteitenplan in de praktijk vaak door elkaar worden gebruikt, is een bedrijfsnoodplan soms breder opgezet en bevat het ook zaken als cybersecurity-incidenten of crisismanagement. Voor de meeste bedrijven volstaat een gedegen BHV plan dat zich richt op de directe fysieke veiligheid van medewerkers en bezoekers.

Waarom is een BHV plan verplicht?

Zodra je ook maar één werknemer in dienst hebt, ben je als werkgever volgens de Arbowet verplicht om bedrijfshulpverlening te organiseren én schriftelijk vast te leggen. Dit is geen vrijblijvende aanbeveling, maar een wettelijke verplichting die voortvloeit uit artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet. Een BHV plan is daarbij het concrete bewijs dat je aan deze verplichting voldoet.

De Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) kan onangekondigd controleren of je BHV organisatie op orde is. Bij zo'n controle kijken zij kritisch naar verschillende aspecten:

• Of alle relevante risico's binnen je organisatie in kaart zijn gebracht via een actuele RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie)
• Of er voldoende opgeleide BHV'ers aanwezig zijn die daadwerkelijk beschikbaar en regelmatig geoefend zijn
• Of er duidelijke, schriftelijke procedures zijn vastgelegd voor verschillende noodscenario's
• Of het BHV plan actueel is en regelmatig wordt bijgewerkt
• Of medewerkers daadwerkelijk op de hoogte zijn van de procedures

Heb je geen BHV plan of is het ernstig verouderd? Dan riskeer je niet alleen een boete die kan oplopen tot duizenden euro's, maar belangrijker nog: je brengt de veiligheid en mogelijk zelfs het leven van je medewerkers in gevaar. Bij een ernstig incident zonder adequaat BHV plan kan dit ook juridische consequenties hebben voor jou als werkgever.

Wat moet er allemaal in een BHV plan staan?

Een compleet en professioneel BHV plan bevat minimaal de volgende onderdelen. Hoe uitgebreider en gedetailleerder, hoe beter voorbereid je bent op noodsituaties:

1. Bedrijfsgegevens en organisatieprofiel

Begin je BHV plan met een helder overzicht van de essentiële bedrijfsinformatie: de volledige naam en het adres van je bedrijf, het totale aantal medewerkers (inclusief flexwerkers en uitzendkrachten), de reguliere openingstijden, eventuele ploegendiensten, en een gedetailleerde omschrijving van de bedrijfsactiviteiten. Vermeld ook het type gebouw, het aantal verdiepingen, en of er bijzondere ruimtes zijn zoals magazijnen, laboratoria of productieruimtes.

2. Risico-inventarisatie en evaluatie

Dit is het fundament van je BHV plan. Welke specifieke risico's zijn er binnen jouw organisatie? Deze inventarisatie baseer je op de wettelijk verplichte RI&E. Denk hierbij aan uiteenlopende risico's zoals brandgevaar door specifieke materialen of processen, werken met gevaarlijke of ontvlambare stoffen, valgevaar door hoogteverschillen of gladde vloeren, risico's door grote aantallen bezoekers (bijvoorbeeld in de retail of horeca), of gevaar door machines en installaties.

Beschrijf per risico de ernst, de kans dat het zich voordoet, en welke maatregelen je hebt genomen om het risico te beperken. Deze risicoanalyse bepaalt vervolgens hoeveel BHV'ers je nodig hebt en welke specifieke scenario's in je BHV plan uitgewerkt moeten worden.

3. BHV organisatie en structuur

Geef een compleet overzicht van hoe de bedrijfshulpverlening binnen je organisatie is gestructureerd:

• Wie zijn alle BHV'ers? (volledige namen, functies en actuele contactgegevens)
• Wat zijn hun exacte taken en verantwoordelijkheden tijdens een incident?
• Wie is aangewezen als BHV coördinator of hoofd BHV?
• Wie vervangt de BHV'ers tijdens vakantie of ziekte?
• Hoe is de bereikbaarheid en beschikbaarheid tijdens en buiten werktijden geregeld?
• Welke specifieke rol heeft elk BHV teamlid (bijvoorbeeld brandbestrijding, EHBO, ontruimingsleider)?

Zorg ervoor dat er tijdens alle werktijden altijd voldoende opgeleide BHV'ers aanwezig zijn. De vuistregel is minimaal één BHV'er per vijftig medewerkers, maar afhankelijk van je risico's kan dit meer zijn. Lees meer details in ons artikel over hoeveel BHV'ers per aantal medewerkers je nodig hebt.

4. Alarmeringsprocedure en communicatie

Een heldere alarmeringsprocedure kan levens redden. Beschrijf daarom exact hoe medewerkers en BHV'ers worden gealarmeerd bij een incident:

• Hoe wordt het alarm gegeven? (sirene, omroepinstallatie, BHV app, mondeling)
• Wie heeft de verantwoordelijkheid om de hulpdiensten te bellen (112)?
• Hoe worden de BHV'ers specifiek opgeroepen en op de hoogte gebracht van de aard van het incident?
• Welke exacte informatie moet worden doorgegeven aan de hulpdiensten? (adres, aard incident, aantal gewonden, gevaarlijke stoffen aanwezig, etc.)
• Wie communiceert met medewerkers tijdens en na het incident?
• Hoe worden externe partijen zoals huurders, buren of klanten geïnformeerd indien nodig?

5. Ontruimingsplan en evacuatieprocedures

Het ontruimingsplan is een essentieel onderdeel van je BHV plan. Het beschrijft precies hoe het gebouw of de locatie veilig en geordend wordt ontruimd bij een calamiteit:

• Waar bevinden zich alle primaire en secundaire vluchtroutes?
• Waar zijn alle nooduitgangen en zijn deze altijd toegankelijk?
• Waar is/zijn de verzamelplaats(en) buiten het gebouw gesitueerd?
• Wie controleert systematisch of alle ruimtes leeg zijn en iedereen het gebouw heeft verlaten?
• Hoe worden bezoekers, externe werknemers en minder zelfredzame personen begeleid?
• Wat zijn de specifieke aandachtspunten voor verschillende verdiepingen of gebouwdelen?
• Wanneer en door wie wordt de "alles veilig" gegeven om het gebouw weer te betreden?

Voeg bij het ontruimingsplan altijd één of meerdere gedetailleerde plattegronden toe waarop duidelijk zichtbaar zijn aangegeven: alle vluchtroutes met looprichting, nooduitgangen, locaties van brandblusmateriaal, AED's, BHV koffers, alarmeringsknoppen, en de buitenverzamelplaats. Deze plattegronden moeten ook op meerdere strategische plekken in het pand zichtbaar worden opgehangen.

6. Scenario's en handelingsprocedures

Dit is het meest uitgebreide deel van je BHV plan. Beschrijf per type noodsituatie stap voor stap wat er moet gebeuren. Maak het zo concreet en praktisch mogelijk, zodat BHV'ers onder stress weten wat ze moeten doen. De meest voorkomende scenario's zijn:

Voeg aan elk scenario ook toe: welke specifieke BHV'er welke rol vervult, waar de benodigde middelen zich bevinden, en wat de communicatielijnen zijn. Hoe specifieker, hoe effectiever je team kan handelen.

7. BHV middelen en materiaal

Geef een volledig overzicht van alle BHV middelen die binnen je organisatie aanwezig zijn, inclusief hun exacte locaties en de verantwoordelijke persoon voor controle en onderhoud:

• Brandblusmiddelen: draagbare brandblussers (type en geschikt voor welke brand), brandslanghaspels, eventueel sprinklerinstallatie
• EHBO en medisch: EHBO koffer of uitgebreide BHV koffer met complete inhoud, oogdouche, branddeken, AED (lees ook ons artikel over correct AED gebruiken)
• Persoonlijke bescherming: ademhalingsbescherming, vluchtmaskers, handschoenen, veiligheidsbrillen (indien van toepassing voor jouw situatie)
• Communicatiemiddelen: portofoons, megafoon, BHV app, geactualiseerde contactenlijst
• Hulpmiddelen: zaklantaarns, noodverlichting, breekijzer, rolstoel voor minder validen

Vermeld ook de controlemomenten: wanneer worden de middelen gecontroleerd, wie is hiervoor verantwoordelijk, en waar wordt dit gedocumenteerd?

8. Opleiding, training en oefeningen

BHV'ers moeten niet alleen formeel opgeleid zijn, maar ook regelmatig hun kennis en vaardigheden actueel houden. Leg daarom vast:

• Welke BHV opleiding hebben de BHV'ers gevolgd? (bijvoorbeeld onze BHV Basis Cursus)
• Wanneer zijn de certificaten behaald en wanneer verloopt de geldigheidsduur?
• Hoe vaak volgen de BHV'ers een BHV herhalingscursus? (aanbevolen: jaarlijks)
• Hoe vaak worden er praktijkoefeningen gehouden zoals ontruimingsoefeningen? (minimaal 1x per jaar verplicht)
• Hoe worden nieuwe medewerkers geïnformeerd over BHV procedures?
• Waar worden opleidingen en oefeningen gedocumenteerd?

Een BHV certificaat is formeel onbeperkt geldig, maar kennis en vaardigheden verouderen snel. Jaarlijkse herhaling is daarom essentieel. Lees meer in ons artikel over BHV certificaat geldigheid.

9. Evaluatie en bijstelling

Een goed BHV plan is een levend document. Beschrijf wanneer en hoe het plan wordt geëvalueerd en bijgesteld:

• Minimaal jaarlijks een volledige doorlichting
• Na elke oefening of daadwerkelijk incident
• Bij wijzigingen in de organisatie (verbouwing, nieuwe activiteiten, andere inrichting)
• Bij wijzigingen in wetgeving
• Wie is verantwoordelijk voor het actueel houden van het plan?

Compleet stappenplan BHV plan maken

Klaar om je eigen BHV plan op te stellen? Volg dan deze gedetailleerde stappen voor een professioneel en compleet resultaat:

Stap 1: Verzamel alle relevante bedrijfsinformatie

Start met het systematisch verzamelen van alle basisgegevens over je bedrijf: de volledige NAW gegevens, totaal aantal werknemers per afdeling, dagelijkse en wekelijkse werktijden inclusief avond en weekenddiensten, type bedrijfsactiviteiten, plattegronden van het gebouw, en informatie over installaties en machines. Dit vormt de basis van je BHV plan.

Stap 2: Gebruik je RI&E als fundament

De wettelijk verplichte RI&E geeft essentieel inzicht in alle risico's binnen je organisatie. Heb je nog geen actuele RI&E? Dan moet je deze eerst opstellen, want zonder risicoanalyse kun je geen effectief BHV plan maken. Op basis van de geïdentificeerde risico's bepaal je welke scenario's prioriteit hebben en hoeveel BHV capaciteit je nodig hebt.

Stap 3: Stel je BHV team strategisch samen

Bepaal op basis van je RI&E en het aantal medewerkers hoeveel BHV'ers je minimaal nodig hebt. Selecteer vervolgens gemotiveerde medewerkers die geschikt zijn voor de BHV functie. Kies bij voorkeur personen uit verschillende afdelingen en met verschillende werkroosters, zodat er altijd dekking is. Zorg dat zij een erkende BHV basiscursus kunnen volgen.

Bij LevelUp BHV verzorgen we incompany BHV trainingen door heel Nederland. Onze trainers komen naar jouw locatie, zodat je medewerkers kunnen oefenen in hun eigen werkomgeving. Dit maakt de training direct toepasbaar en voorkom je reistijd. Met groepen van 4 tot 20 deelnemers en een slagingspercentage van 99% zorgen we ervoor dat jouw BHV team optimaal is voorbereid. Vraag vrijblijvend een offerte aan voor een op maat gemaakte training.

Stap 4: Werk gedetailleerde procedures uit per scenario

Dit is het meest tijdrovende maar ook belangrijkste deel. Werk per relevant noodscenario stap voor stap uit wat er moet gebeuren. Betrek hierbij je BHV'ers: zij hebben vaak waardevolle praktische inzichten. Houd procedures concreet en praktisch: wie doet wat, in welke volgorde, met welke middelen, en wie communiceert met wie? Test de procedures mentaal door ze stap voor stap door te nemen.

Stap 5: Creëer overzichtelijke plattegronden

Laat professionele plattegronden maken of maak ze zelf met behulp van gratis tools zoals Floorplanner. Geef duidelijk aan: alle vluchtroutes met bewegingsrichting, primaire en secundaire nooduitgangen, verzamelplaats buiten, locaties van alle BHV middelen (brandblussers, AED, BHV koffers), alarmknoppen, en eventuele gevaarlijke locaties. Gebruik heldere kleuren en symbolen. Print de plattegronden op A3 formaat en hang ze op strategische plekken in het gebouw.

Stap 6: Communiceer het plan naar alle medewerkers

Een BHV plan dat niemand kent, is waardeloos. Presenteer het plan tijdens een bedrijfsbrede bijeenkomst of per afdeling. Leg uit waarom het belangrijk is, wat iedereen moet weten, en waar het plan te vinden is. Geef nieuwe medewerkers tijdens hun onboarding altijd een introductie over het BHV plan. Zorg dat het plan zowel digitaal als fysisch op een vaste, voor iedereen toegankelijke plek beschikbaar is.

Stap 7: Oefen regelmatig en realistisch

Plan minimaal één keer per jaar een ontruimingsoefening, maar bij voorkeur twee keer. Varieer met verschillende scenario's en tijdstippen, zodat ook medewerkers in verschillende diensten ervaring opdoen. Bespreek na elke oefening wat goed ging en wat beter kan. Documenteer de bevindingen en pas waar nodig je BHV plan aan. Overweeg ook tafeloefeningen waarbij je scenario's doorneemt zonder daadwerkelijk te ontruimen.

Stap 8: Houd het plan levend en actueel

Plan een jaarlijkse volledige review van het BHV plan in je agenda. Update het plan direct bij relevante wijzigingen zoals verhuizing, verbouwing, nieuwe medewerkers of vertrokken BHV'ers, nieuwe machines of processen, of wijzigingen in wetgeving. Communiceer aanpassingen altijd naar alle medewerkers en zorg dat iedereen werkt met de meest actuele versie.

Praktische tip: Bewaar je BHV plan op meerdere plekken: een fysiek exemplaar op een vaste, zichtbare locatie in het gebouw (bijvoorbeeld bij de receptie), een digitale versie in een gedeelde map die voor alle medewerkers toegankelijk is, en een kopie in de cloud zodat het ook van buitenaf beschikbaar is. Zorg dat het plan ook offline beschikbaar blijft bij bijvoorbeeld stroomuitval.

BHV plan versus ontruimingsplan: belangrijke verschillen

Veel ondernemers gebruiken de termen BHV plan en ontruimingsplan door elkaar, maar er zijn belangrijke verschillen die je moet kennen:

Het BHV plan is het overkoepelende document dat de gehele bedrijfshulpverlening beschrijft. Het bevat informatie over de BHV organisatie, wie de BHV'ers zijn en wat hun volledige takenpakket omvat, de alarmeringsprocedure voor verschillende scenario's, handelingsprocedures voor brand, ongevallen, medische noodgevallen en andere calamiteiten, en de beschikbare BHV middelen en materialen.

Het ontruimingsplan daarentegen richt zich specifiek en gedetailleerd op één aspect: het veilig en geordend evacueren van het gebouw bij calamiteiten. Het beschrijft exact alle vluchtroutes en nooduitgangen, de locatie van verzamelplaatsen, wie welke taken heeft tijdens een ontruiming, en hoe wordt vastgesteld dat iedereen veilig buiten is.

In de praktijk is het ontruimingsplan bijna altijd een integraal onderdeel van het bredere BHV plan. Voor sommige specifieke sectoren, zoals de horeca of evenementenlocaties, kunnen aanvullende gedetailleerde ontruimingsplannen nodig zijn vanwege de grote aantallen bezoekers.

De 5 fasen van professionele BHV uitgelegd

Een vraag die vaak gesteld wordt: wat zijn de 5 fasen van BHV? Deze fasen beschrijven het systematische proces dat BHV'ers doorlopen bij elke noodsituatie:

Fase 1: Alarmering – Het incident wordt opgemerkt en er wordt alarm geslagen. BHV'ers worden geïnformeerd over de aard en locatie van het incident.

Fase 2: Opvang en beoordeling – De BHV'ers komen ter plaatse, beoordelen de situatie en de ernst, en schatten in welke acties nodig zijn.

Fase 3: Hulpverlening – Er wordt direct actie ondernomen: eerste hulp verlenen bij een ongeval, een beginnende brand blussen, of de ontruiming inzetten.

Fase 4: Alarmeren hulpdiensten – Indien nodig worden professionele hulpdiensten (112) gebeld en zo volledig mogelijk geïnformeerd. BHV'ers blijven beschikbaar om de hulpdiensten op te vangen en bij te staan.

Fase 5: Overdracht en nazorg – De situatie wordt overgedragen aan hulpdiensten, er wordt nazorg verleend aan betrokkenen, en het incident wordt geëvalueerd en gedocumenteerd.

Deze systematische aanpak zorgt ervoor dat BHV'ers niet overhaast handelen maar een doordachte, effectieve respons geven op elk incident.

Veelgemaakte fouten bij BHV plan maken (en hoe je ze vermijdt)

Uit onze jarenlange ervaring bij het begeleiden van bedrijven zien we regelmatig dezelfde fouten terugkomen. Door deze te herkennen en te vermijden, vergroot je de effectiviteit van je BHV plan aanzienlijk:

Te algemeen en niet bedrijfsspecifiek